Στο thesis.software οι Πελάτες, οι Προμηθευτές και
όλοι όσοι έχουν οποιαδήποτε σχέση με την επιχείρηση εισάγονται ως οντότητα στην Ενότητα Συμβαλλόμενοι. Για την διαδικασία αυτή εισάγονται στην καρτέλλα "Διαχείριση Στοιχείων" τα σταθερά στοιχεία. Στην δεύτερη καρτέλα, την "'Καρτέλα Συμβαλλόμενου"' παρουσιάζονται τα βασικά οικονομικά στοιχεία συναλλαγών και με την διαδικασία της επιλογής αναλύονται οι κινήσεις κατά συμβαλλόμενο. Στην καρτέλα Απογραφή Έναρξης μεταφέρονται τα υπόλοιπα έναρξης για κάθε χρήση και δίνεται δυνατότητα αναζήτησης και διόρθωσης μέχρι την σωστή συμφωνία με τις αντίστοιχες ομάδες 50 και 30 της γενικής λογιστικής.
Διαχείριση Στοιχείων
Στο πρώτο επίπεδο της επιλογής της καρτέλας αυτής παρουσιάζονται όλοι οι συμβαλλόμενοι. Στην κορυφή της καρτέλλας, στο δεξιό άκρο φαίνονται τα σύμβολα των ενεργειών εισαγωγής και αναζήτησης.
Από εδώ δίνονται οι εξής δυνατότητες:
- Εισαγωγής Νέου Συμβαλλόμενου
- Αναζήτηση Συμβαλλόμενου
- Επισκόπιση Στοιχείων Συμβαλλόμενου
- Μεταβολή Στοιχείων Συμβαλλομένων
Με το πάτημα του αριστερού κουμπιού του mouse επάνω στο σύμβολο συν (+) ενεργοποιείται η διαδικασία εισαγωγής συμβαλλόμενου. Κατά την διαδικασία αυτή αναδύεται παράθυρο με κενά πεδία στα οποία εισάγουμε τα στοιχεία του συμβαλλόμενου όπως αυτά ζητούνται. Τα υποχρεωτικά πεδία στην εργασία αυτή εξαρτώνται από τον "Τύπο Συναλλαγής" που επιλέγουμε.
Τύπος Συναλλαγής
- Όταν πρόκειται να εισάγουμε συμβαλλόμενο για συναλλαγές χονδρικής το επιλέγουμε για να ενεργοποιήσουμε και τους σχετικούς ελέγχους όπως τον έλεγχο ΑΦΜ και την εισαγωγή των βασικών υποχρεωτικών στοιχείων για την έκδοση παραστατικών. Επίσης η σωστή επιλογή του τύπου συναλλαγών θα μας βοηθήσει στην σωστή έκδοση και καταχώρηση παραστατικών. Οι συμβαλλόμενοι με τύπο συναλλαγής ΧΟΝΔΡΙΚΗ ελέγχονται για την ορθότητα του ΑΦΜ και την πληρότητα των στοιχείων τους, δίνοντας έτσι την δυνατότητα έκδοσης τιμολογίου ή οποιοδήποτε άλλου παραστατικού συμπεριλαμβανομένων και των παραστατικών λιανικής πώλησης. Οι συμβαλλόμενοι με τύπο συναλλαγής ΛΙΑΝΙΚΗ δεν ελέγχονται για την ορθότητα ή την πληρότητα των στοιχείων τους αλλά δεν μπορεί να τους εκδοθεί τιμολόγιο ή άλλο παραστατικό που δεν προβλέπεται από αυτή την κατηγορία συναλλαγών.
- ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Η επιλογή Τύπος Συναλλαγής έχει σημασία για τις περαιτέρω δυνατότητες συναλλαγών κατά τις πωλήσεις ή τις αγορές. Ορισμένα παραστατικά ΔΕΝ θα εμφανίζονται για τους συμβαλλόμενους λιανικής. Ο τύπος συναλλαγής όπως και όλα τα υπόλοιπα στοιχεία συναλλασόμενου μπορούν να τροποποιηθούν επικαιροποιηθούν οποτεδήποτε.
Εισαγωγή Νέου Συμβαλλόμενου
Η καρτέλλα που εμφανίζεται επικαθήμενη στην επιφάνεια εργασίας είναι η φόρμα εισαγωγής των σταθερών στοιχείων του συμβαλλόμενου. Σε αυτή την φόρμα εισάγουμε τα σταθερά στοιχεία τα οποία είναι:
- * Επωνυμία εδώ εισάγουμε την επωνυμία της επιχείρησης ή το επώνυμο εφ' όσον πρόκειται για φυσικό πρόσωπο
- * Ονομα Το όνομα εφόσον πρόκειται για φυσικό πρόσωπο
- * Διακριτικός Τίτλος Τον διακριτικό τίτλο της επιχείρησης
- * Δραστηριότητα την δραστηριότητα όπως αυτή θα αναφέρεται στα εκδιδόμενα στοιχεία
Αναζήτηση Συμβαλλόμενου
Δίνεται η δυνατότητα αναζήτησης με το (βάλε τον φακό). Η αναζήτηση αυτή γίνεται σύμφωνα με τα στοιχεία που εισάγονται στα πεδία "Αναζήτηση Ονομασίας Συμβαλλόμενου" ή "Αναζήτηση Α.Φ.Μ. Συμβαλλόμενου".
- Μπορείτε να εξάγετε τα στοιχεία που θέλετε σε μορφή .xls όπως και να τα εκτυπώσετε.
Καρτέλα Συμβαλλόμενου | Επίπεδο 1
Εδώ μπορούμε να δούμε το ιστορικό του Συμβαλλόμενου που μπορεί να περιλαμβάνει: πωλήσεις – αγορές – εισπράξεις και πληρωμές. Έχετε τη δυνατότητα να δείτε συγκεντρωτικά τα σύνολα του καθενός ή να πάρετε αναλυτικά τις κινήσεις του.
Βλέπουμε δηλαδή την οικονομική μας σχέση και πως αυτή προέκυψε με το πέρασμα του χρόνου σε 3 επίπεδα ανάλυσης:
- ΣΥΜΒΑΛΛΟΜΕΝΟΣ συνοπτικά επίπεδο 1-> ΚΑΡΤΕΛΛΑ κινήσεων ΣΥΜΒΑΛΛΟΜΕΝΟΥ επίπεδο 2 -> ΣΥΓΚΕΚΡΙΜΕΝΟ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟ επίπεδο 3
- Αναζήτηση Ονομασίας Συμβαλλόμενου
- Αναζήτηση Α.Φ.Μ. Συμβαλλόμενου
Συμπληρώστε ένα ή και τα δυο πεδία με ολόκληρα ή μέρος των στοιχείων και επιλέξτε με αριστερό κλικ το σύμβολο του μεγεθυντικού φακού. Αμέσως θα εμφανιστούν τα ονόματα των Συμβαλλομένων που πληρούν τα κριτήρια αναζήτησης.
Αρχικά εμφανίζονται όλες οι εγγραφές σε πίνακα, σελιδοποιημένες ενώ υπάρχουν buttons γρήγορης περιήγησης (επόμενη-προηγούμενη, πρώτη σελίδα – τελευταία).
Σε κάθε γραμμή του πίνακα εκτός από τα βασικά στοιχεία εμφανίζονται :
- Μεταφορά Χρέωσης – Χρέωση απογραφής. Κατά την αρχή της εγγραφής του Συμβαλλόμενου στο σύστημα μπορεί να υπάρχουν ήδη ανοικτές κινήσεις. Συχνά και για λόγους συντομίας, αναγράφουμε το σύνολο της έως τώρα χρέωσης π.χ. το σύνολο των πωλήσεων που έχουμε πραγματοποιήσει σε έναν πελάτη ή το σύνολο των πληρωμών που έχουμε κάνει σε έναν Προμηθευτή. Τα σύνολα ΑΠΟ ΜΕΤΑΦΟΡΑ επίσης αναφέρονται στην προηγούμενη χρήση.
- Μεταφορά Πίστωσης – Πίστωση απογραφής. Κατά την αρχή της εγγραφής του Συμβαλλόμενου στο σύστημα μπορεί να υπάρχουν ήδη ανοικτές κινήσεις. Συχνά και για λόγους συντομίας, αναγράφουμε το σύνολο της έως τώρα πίστωσης π.χ. το σύνολο των αγορών που έχουμε πραγματοποιήσει από έναν προμηθευτή ή το σύνολο των εισπράξεων που μας έχει κάνει ένας Πελάτης. Τα σύνολα ΑΠΟ ΜΕΤΑΦΟΡΑ επίσης αναφέρονται στην προηγούμενη χρήση.
- Αγορά – Χρέωση - Σύνολο χρεωστικών κινήσεων Αγορών δηλαδή Πληρωμές ή πιστωτικά τιμολόγια Αγορών (π.χ. επιστροφές ή εκπτώσεις).
- Αγορά – Πίστωση - Σύνολο πιστωτικών κινήσεων Αγορών - συνήθως Τιμολόγια Αγορών.
- Πώληση – Χρέωση - Σύνολο χρεωστικών κινήσεων Πωλήσεων π.χ. Τιμολόγια Πωλήσεων .
- Πώληση – Πίστωση - Σύνολο πιστωτικών κινήσεων Πωλήσεων π.χ. Εισπράξεις ή πιστωτικά τιμολόγια πωλήσεων (π.χ. επιστροφές ή εκπτώσεις).
- Σύνολο - Το τελικό αποτέλεσμα μετά την προσθαφαίρεση χρεωπιστώσεων. Μπορεί να είναι αρνητικό (οφείλουμε) ή θετικό (μας οφείλουν).
| ΧΡΕΩΣΗ – ΠΙΣΤΩΣΗ
|
Δυο βασικές έννοιες του ΔΙΠΛΟΓΡΑΦΙΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ που χρησιμοποιούνται όχι μόνο στη Λογιστική αλλά και στην καθημερινή εμπορική ζωή. Με απλά λόγια :
ΧΡΕΩΣΗ είναι το ΔΟΥΝΑΙ δηλαδή η πράξη με την οποία δίνεις κάτι σε κάποιον δημιουργώντας του μια ΥΠΟΧΡΕΩΣΗ. Πιό συνηθισμένοι τρόποι χρέωσης είναι Εμπορεύματα σε πελάτη & η πληρωμή σε Προμηθευτή.
ΠΙΣΤΩΣΗ: είναι το ΛΑΒΕΙΝ δηλαδή η πράξη με την οποία παίρνεις κάτι από κάποιον.
ΕΝ ΚΑΤΑΚΛΕΙΔΙ: η ΧΡΕΩΣΗ αυξάνει την οικονομική υποχρέωση του Συμβαλλόμενου προς εμάς (την επιχείρηση), ενώ αντίθετα η ΠΙΣΤΩΣΗ τη μειώνει.
|
Καρτέλλα Κινήσεων Συμβαλλομένου | Επίπεδο 2
Κλικάροντας πάνω σε έναν Συμβαλλόμενο μπαίνουμε στην υπο-οθόνη με τις κινήσεις του.
- Στην κορυφή αριστερά υπάρχει Επιλογή Χρονικού Διαστήματος όπου μπορείτε να περιορίσετε χρονικά την προβαλόμενη λίστα ΑΠΟ - ΕΩΣ.
- Στο μέσον της κορυφής υπάρχουν τα βασικά στοιχεία του Συμβαλλόμενου
- δεξιά μια συγκεντρωτική οικονομική του εικόνα με τις χρεωπιστώσεις και τα σύνολά τους εντός της συγκεκριμένης χρονικής περιόδου που καθορίσαμε στην Επιλογή Χρονικού Διαστήματος.
Η λίστα κινήσεων έχει χειριστήρια γρήγορης περιήγησης (επόμενο - προηγούμενο, πρώτη σελίδα - τελευταία).
Εμφανίζονται σε στήλες τα παρακάτω στοιχεία για κάθε κίνηση:
- Αριθμός Παραστατικού – Κάθε κίνηση δημιουργείται με ένα παραστατικό. Αυτός είναι ο αριθμός παραστατικού ο οποίος είτε δημιουργείται αυτόματα είτε τον έχουμε καταχωρήσει εμείς στο σύστημα (συνήθως αυτό συμβαίνει όταν έχουμε να κάνουμε με χειρόγραφα παραστατικά).
- Τύπος – Παραστατικού
- Κατηγορία – Πωλήσεις ή Αγορές
- Κωδικός Κίνησης – Κωδικός κίνησης Αποθήκης (βλ. Είδη)
- Επωνυμία – του Συμβαλλόμενου
- ΄Ημερομηνία - έκδοσης του παραστατικού
- Ώρα – έκδοσης του παραστατικού
- Αγορές Χρέωση - Εμφανίζεται το σύνολο του παραστατικού αν είναι χρεωστικό αγορών (π.χ. Πληρωμή σε Προμηθευτή)
- Αγορές Πίστωση - Εμφανίζεται το σύνολο του παραστατικού αν είναι πιστωτικό αγορών (π.χ. Τιμολόγιο Αγοράς)
- Πωλήσεις Χρέωση - Εμφανίζεται το σύνολο του παραστατικού αν είναι χρεωστικό πωλήσεων (π.χ. Τιμολόγιο Πώλησης)
- Πωλήσεις Πίστωση - Εμφανίζεται το σύνολο του παραστατικού αν είναι πιστωτικό αγορών (π.χ. Είσπραξη από Πελάτη)
- Υπόλοιπο – Το υπόλοιπο που διαμορφώνεται μετά από τη συγκεκριμένη κίνηση.
| ΚΙΝΗΣΗ – ΣΥΝΑΛΛΑΓΗ - ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟ
|
| Είναι 3 ταυτόσημες έννοιες. Οποιαδήποτε οικονομική μας συναλλαγή (ή κίνηση) απεικονίζεται με ένα παραστατικό. Χαρακτηριστικά γνωρίσματα (και στοιχεία μοναδικότητας και αναφοράς) του παραστατικού είναι η Περγραφή, η Αρίθμηση & η Ημερομηνία. π.χ. Δελτίο Αποστολής Νο 289 της 18/12/2015.
|
Παραστατικό από Καρτέλλα Συμβαλλομένου | Επίπεδο 3
Κάνοντας κλικ στη γραμμή της συγκεκριμένης Κίνησης / Παραστατικού Συμβαλλόμενου που σας ενδιαφέρει εμφανίζεται το ίδιο το παραστατικό το οποίο μπορείτε:
- Να διαγράψετε ΠΡΟΣΟΧΗ. Εκτυπωμένα φορολογικά παραστατικά (π.χ. Τιμολόγια) δεν διαγράφονται αλλά αντιλογίζονται. Π.χ. πιστωτικά τιμολόγια ή ακυρωτικά τιμολόγια.
- Να αντιγράψετε Μια ιδιαίτερα χρήσιμη λειτουργία που σημαίνει ότι μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο του παραστατικού ώστε να το ξαναεκδόσετε. Πολύτιμο όταν έχετε να κάνετε με επαναλαμβανόμενες κινήσεις π.χ. ένα Προμηθευτής παραδίδει κάθε μήνα τα ίδια είδη ή ένας Πελάτης αγοράζει συχνά τα ίδια εμπορεύματα.
- Να αλλάξετε ΠΡΟΣΟΧΗ. Εκτυπωμένα φορολογικά παραστατικά (π.χ. Τιμολόγια) δεν μεταβάλονται αλλά δέχονται κινήσεις αντιλογισμού. Π.χ. πιστωτικά τιμολόγια ή πιστωτικά τιμολόγια έκπτωσης.
- Εκτύπωση Συνήθως τυπώνουμε τα παραστατικά μας κατά τη στιγμή της έκδοσης αλλά αυτό δεν είναι απόλυτο. Μπορείτε να καταχωρίσετε ένα παραστατικό και να το τυπώσετε αργότερα.Ξανατυπώνετε ένα παραστατικό κυρίως για λόγους αρχειοθέτησης.
- Μετατροπή σε PDF
- Αποστολή μέσω email
Αναλυτικές Κινήσεις
Απογραφή Έναρξης
Κατά την εισαγωγή του Συμβαλλόμενου στο σύστημα είναι πιθανό να υπάρχουν ήδη οικονομικές εκκρεμότητες οι οποίες πρέπει να καταχωρηθούν. Άλλες φορές πρέπει να διορθωθούν τα αποτελέσματα μιας χρήσης με το χέρι λόγω λάθους κλπ.
Σε αυτό το τμήμα του συστήματος πραγματοποιούμε τις εγγραφές απογραφής του Συμβαλλόμενου.
Αρχικά εμφανίζονται όλοι οι Συμβαλλόμενοι με τα πλήκτρα περιήγησης και το φίλτρο επιλογής κατά ΟΝΟΜΑΣΙΑ και ΑΦΜ. Κλικάροντας στο Συμβαλλόμενο που σας ενδιαφέρει, μπαίνετε στην καρτέλλα κνήσεων απογραφής όπου μπορείτε να αλλάξετε τη ΧΡΕΩΣΗ ή την ΠΙΣΤΩΣΗ του.
Αποθηκεύετε με το πλήκτρο ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ ή ακυρώνετε με το πλήκτρο ΕΠΙΣΤΡΟΦΗ.
< βλ. Χειριστήρια Βασικών λειτουργιών >
Μπορείτε επίσης να εκτυπώσετε ή να μετατρέψετε τις εγγραφές αυτές σε φύλλο EXCEL.
Παράμετροι Συμβαλλομένων
Κλικάροντας πάνω σε έναν Συμβαλλόμενο μπαίνουμε στην υπο-οθόνη με τις κινήσεις του.
Κατά την εισαγωγή του Συμβαλλόμενου στο σύστημα είναι πιθανό να υπάρχουν ήδη οικονομικές εκκρεμότητες οι οποίες πρέπει να καταχωρηθούν. Άλλες φορές πρέπει να διορθωθούν τα αποτελέσματα μιας χρήσης με το χέρι λόγω λάθους κλπ.
Σε αυτό το τμήμα του συστήματος πραγματοποιούμε τις εγγραφές απογραφής του Συμβαλλόμενου.