| ΣΥΜΒΑΛΛΟΜΕΝΟΣ |
|---|
| Όλοι όσοι έχουν οποιαδήποτε σχέση με την επιχείρηση εισάγονται ως οντότητα στην Ενότητα Συμβαλλόμενοι. Συμβαλλόμενος καλείται το νομικό ή φυσικό πρόσωπου που σχετίζεται με την επιχείρηση με οικονομική σχέση όπως πχ οι Πελάτες, οι Προμηθευτές, Φυσικά πρόσωπα αλλά μπορεί να συμπεριλαμβάνονται και Τραπεζικά Ιδρύματα, Δημ. Οργανισμοί κλπ. |
ΑΡΧΙΚΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ: Επιλέγοντας Συμβαλλόμενοι, ενεργοποιείται η πρώτη καρτέλα με τους πενήντα πρώτους Συμβαλλόμενους.
Η εμφάνιση γίνεται με αλφαβητική σειρά.
Μπορείτε να προβάλετε τα αποτελέσματα της λίστας ανά Ονομασία, Α.Φ.Μ., Κωδ., Δραστηριότητα, Οδό, Αριθμό, Τηλέφωνο. Απλά πατήστε επάνω σε κάθε μια από τις ετικέτες της λίστας και ταξινομήστε αντίστοιχα τις εγγραφές.
Δηλώστε εμφάνιση όλων των εγγραφών από το πεδίο Δεδομένα ανά σελίδα και ταξινομήστε με βάση την πχ. Δραστηριότητα για να αναζητήσετε Συμβαλλόμενους στο ίδιο αντικείμενο. Τα αποτελέσματα της λίστας μπορούν να αξιοποιηθούν είτε ως πίνακας δεδομένων για αποστολή μέσω E-mail είτε ως φύλλο Excel, ενώ μπορούν να σταλούν πρός εκτύπωση ή δημιουργία Pdf αρχείου. Επιπλέον, μπορείτε να εξάγετε την λίστα αποτελεσμάτων σε αρχείο .csv για χρήση αρχειοθέτησης ή για γέφυρα με άλλες λογιστικές εφαρμογές.
ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ
Για να αναζητήσετε Συμβαλλόμενο από όλες τις εγγραφές συμπληρώνετε στο επάνω μέρος, στα πεδία Αναζήτηση Ονομασίας Συμβαλλόμενου ή/και Αναζήτηση Α.Φ.Μ. Συμβαλλόμενου ολοκληρωμένα ή μερικά τα στοιχεία για αναζήτηση και στην συνέχεια επιλέγετε το σύμβολο του μεγεθυντικού φακού. Αμέσως θα εμφανιστούν τα ονόματα των Συμβαλλομένων που πληρούν τα κριτήρια αναζήτησης. Η αναζήτηση γίνεται σε πεζά και κεφαλαία.
Επίσης στο επάνω μέρος της λίστας υπάρχουν και τα buttons γρήγορης περιήγησης (επόμενο - προηγούμενο, πρώτη σελίδα - τελευταία).
| ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΥΜΒΑΛΛΟΜΕΝΩΝ ΜΕ ΚΕΦΑΛΑΙΑ ΓΡΑΜΜΑΤΑ |
|---|
| H περίπτωση τονισμού φωνηέντων μπορεί να δώσει άλλα αποτελέσματα από αυτά που περιμένουμε όπως π.χ. αν ο συμβαλλόμενος αρχικά εισήχθει στο σύστημα με πεζά και τονισμό και τον αναζητήσουμε με πεζά χωρίς τόνο ή τον αναζητήσουμε με κεφαλαία δεν θα εμφανίζεται. Για τον λόγο αυτό συστήνεται η χρήση κεφαλαίων πάντοτε κατά την εισαγωγή του συμβαλλόμενου, μέθοδος που έχει υιοθετήσει και το taxis για τον ίδιο λόγο. |
Μπορείτε να εισάγετε νέο Συμβαλλόμενο με το πλήκτρο + ή να επιστρέψετε στην προηγούμενη οθόνη με το πλήκτρο Επιστροφή.
Τα στοιχεία που θα συμπληρώσετε θα χρησιμοποιηθούν κατά την έκδοση των παραστατικών.
Στην περίπτωση Συμβαλλόμενου που είναι νομικό πρόσωπο και ο Τύπος Συναλλαγής είναι ΧΟΝΔΡΙΚΗ τότε τα παρακάτω πεδία είναι ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΑ
ΜΗ ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΑ ΠΕΔΙΑ
> Στην θέση Επωνυμία εισάγετε την επωνυμία του συμβαλλόμενου όπως αυτή θα πρέπει να αναφέρεται στο παραστατικό που θα εκδόσετε. Συστήνετε εδώ να μην χρησιμοποιείται τονισμός ή πεζά αλλά η χρήση κεφαλαίων. Εφ' όσον πρόκειται για ατομική επιχείρηση ή φυσικό πρόσωπο ή πράξη λιανικής το επίθετο και στην συνέχεια το μικρό όνομα αρκούν. Το λεκτικό που εισάγετε εδώ θα εμφανιστεί στην δεύτερη γραμμή των εκδιδόμενων παραστατικών στον τομέα ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΑΝΤΙΣΥΜΒΑΛΛΟΜΕΝΟΥ.
> Στην θέση Διακριτικός Τίτλος εισάγετε προαιρετικά τον διακριτικό τίτλο του Συμβαλλόμενου με Ελληνικούς ή Λατινικούς χαρακτήρες.
> Στην θέση Δραστηριότητα εισάγετε την κύρια δραστηριότητα του συμβαλλόμενου. Συστήνετε εδώ να μην χρησιμοποιείται τονισμός ή πεζά αλλά η χρήση κεφαλαίων. Το λεκτικό που εισάγετε εδώ θα εμφανιστεί στην τρίτη γραμμή των εκδιδόμενων παραστατικών στον τομέα ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΑΝΤΙΣΥΜΒΑΛΛΟΜΕΝΟΥ.
> Στην θέση Α.Φ.Μ. εισάγετε αριθμητικούς χαρακτήρες μόνο. Εφ'οσον επιλέξετε ΧΟΝΔΡΙΚΗ στο Τύπος Συναλλαγής τότε θα γίνει έλεγχος αληθοφάνειας του ΑΦΜ.
> Στην θέση Διεθνής Κωδικός Εφορίας εισάγετε τον αριθμό μητρώου ή φορολογικό κωδικό του συμβαλλόμενου. Εφ' όσον πρόκειται για συμβαλλόμενο εντός Ευρωπαϊκής Ένωσης αλλά όχι Ελληνική Επιχείρηση, εισάγουμε τον ΑΦΜ αφού πρώτα εισάγουμε το πρόθεμα με λατινικούς κεφαλαίους χαρακτήρες. Συνήθως το πρόθεμα μας είναι γνωστό αφού αυτό αντιστοιχεί στα δύο γράμματα που αποτελούν το δηλωμένο χαρακτηρισατικό της κάθε ευρωπαϊκής χώρας.
> Στην θέση Τύπος Συναλλαγής επιλέγετε από την αναπτυσσόμενη λίστα. Η επιλογή είναι υποχρεωτική για την ολοκλήρωση της εισαγωγής συμβαλλόμενου. Οι δυνατές περιπτώσεις είναι:
| ΤΥΠΟΣ ΣΥΝΑΛΛΑΓΗΣ |
|---|
| Οι τύποι συναλλαγής χωρίζονται γενικά σε δύο μεγάλες κατηγορίας. Η μία είναι μεταξύ νομικών μορφών (γνωστή και ως Β2Β από τις λέξεις business to business) και η άλλη μεταξύ νομικών και φυσικών προσώπων (γνωστή και ως B2C από τις λέξεις business to client).
ΠΡΟΣΟΧΗ: Μόνο αν επιλέξετε Τύπο Συναλλαγής ΧΟΝΔΡΙΚΗ,ΕΝΔΟΚΟΙΝΩΤΙΚΕΣ ή ΤΡΙΤΩΝ ΧΩΡΩΝ θα εμφανίζονται τα παραστατικά τιμιλόγησης (π.χ. Τιμολόγιο, Τιμολόγιο Δελτίο Αποστολής, Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών, Πιστωτικό Τιμολόγιο, κ.λ.π.) κατά την έκδοση παραστατικών. Σε οποιαδήποτε άλλη περίπτωση θα εμφανίζονται μόνο τα παραστατικά λιανικής πώλησης (π.χ. Απόδειξη Λιανικής Πώλησης, Απόδειξη Παροχής Υπηρεσιών, κ.λ.π.) .
|
Γενικό Λογιστικό Σχέδιο Πελάτη
Γενικό Λογιστικό Σχέδιο Προμηθευτή
Συγκεντρωτική (Αν επιλέξετε ΝΑΙ, οι πράξεις θα εμφανιστούν στις ΜΥΦ, αυτό συνήθως αφορά πελάτες χονδρικής)
Καθεστώς Φ.Π.Α. (Απαλλαγή, Μειωμένος, Κανονικός)
Συμπληρώστε ένα ή και τα δύο με όλα τα στοιχεία ή μέρος αυτών και επιλέξτε με αριστερό κλικ το σύμβολο του μεγεθυντικού φακού. Αμέσως θα εμφανιστούν τα ονόματα των Συμβαλλομένων που πληρούν τα κριτήρια αναζήτησης.
ΕΔΩ να περιγράψω πότε ο Συμβαλλόμενος είναι πελάτης και πότε προμηθευτής κλπ. και τι θα γίνει στις καρτέλες
Κάνοντας κλικ στη γραμμή του Συμβαλλόμενου που σας ενδιαφέρει εμφανίζεται η υπό-οθόνη που περιέχει τα στοιχεία του.
Συμπληρώστε ένα ή και τα δύο με όλα τα στοιχεία ή μέρος αυτών και επιλέξτε με αριστερό κλικ το σύμβολο του μεγεθυντικού φακού. Αμέσως θα εμφανιστούν τα ονόματα των Συμβαλλομένων που πληρούν τα κριτήρια αναζήτησης.
Κάνοντας κλικ στη γραμμή του Συμβαλλόμενου που σας ενδιαφέρει εμφανίζεται η υπό-οθόνη που περιέχει τα στοιχεία του.
ΠΡΟΣΟΧΗ!
Οι Συμβαλλόμενοι μπορούν να εντάσσονται σε μία από τις παρακάτω κατηγορίες ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΑ:
Όταν πρόκειται να εκδώσετε τιμολόγια για συναλλαγές χονδρικής, ΠΡΕΠΕΙ να έχετε προηγούμενως εισάγει τους αντίστοιχους Συμβαλλόμενους στην ΧΟΝΔΡΙΚΗ.
Με αυτόν τον τρόπο ενεργοποιείτε τους σχετικούς ελέγχους όπως τον έλεγχο ΑΦΜ και την εισαγωγή των βασικών υποχρεωτικών στοιχείων για την έκδοση παραστατικών.
ΠΡΟΣΟΧΗ! Η σωστή επιλογή του τύπου συναλλαγών θα μας βοηθήσει στην σωστή έκδοση και καταχώρηση παραστατικών. Οι συμβαλλόμενοι με τύπο συναλλαγής ΧΟΝΔΡΙΚΗ ελέγχονται για την ορθότητα του ΑΦΜ και την πληρότητα των στοιχείων τους, δίνοντας έτσι την δυνατότητα έκδοσης τιμολογίου ή οποιοδήποτε άλλου παραστατικού συμπεριλαμβανομένων και των παραστατικών λιανικής πώλησης.
Οι συμβαλλόμενοι με τύπο συναλλαγής ΛΙΑΝΙΚΗ δεν ελέγχονται για την ορθότητα ή την πληρότητα των στοιχείων τους και έτσι ΔΕΝ μπορεί να τους εκδοθεί τιμολόγιο ή άλλο παραστατικό ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΗΣ.
| ΣΗΜΕΙΩΣΗ |
|---|
| Η επιλογή Τύπος Συναλλαγής έχει σημασία για τις περαιτέρω δυνατότητες συναλλαγών κατά τις πωλήσεις ή τις αγορές. Ορισμένα παραστατικά ΔΕΝ θα εμφανίζονται για τους συμβαλλόμενους λιανικής. Ο τύπος συναλλαγής όπως και όλα τα υπόλοιπα στοιχεία συναλλασόμενου μπορούν να τροποποιηθούν και να επικαιροποιηθούν οποτεδήποτε. |
Κάνοντας κλικ στη γραμμή του Συμβαλλόμενου που σας ενδιαφέρει εμφανίζεται η υπό-οθόνη που περιέχει τα στοιχεία του Εδώ έχετε πρόσβαση στα βασικά στοιχεία όλων των Συμβαλλομένων τα οποία μπορείτε να εντοπίσετε, να προσθέσετε, να μεταβάλετε ή να διαγράψετε. Ακριβώς κάτω βρίσκονται τα πλήκτρα εκτύπωσης και εξαγωγής σε EXCEL. Στο πρώτο επίπεδο της επιλογής της καρτέλας αυτής παρουσιάζονται όλοι οι συμβαλλόμενοι. Στην κορυφή της καρτέλλας, στο δεξιό άκρο φαίνονται τα σύμβολα των ενεργειών εισαγωγής και αναζήτησης. Από εδώ δίνονται οι εξής δυνατότητες:
| ΣΗΜΕΙΩΣΗ |
|---|
| Όχι μόνο είναι δυνατόν ένας Συμβαλλόμενος ταυτόχρονα και Πελάτης και Προμηθευτής, αλλά μας διευκολύνει καθώς αποφεύγουμε τις διπλοεγγραφές και έχουμε πιο ολοκληρωμένη εικόνα για τον Συμβαλλόμενο. |
| ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΙ ΣΥΝΔΕΣΗΣ ΜΕ Γ.Λ.Σ. |
|---|
| Σε αντίθεση με άλλα συστήματα, η σύνδεση Εμπορικής Διαχείρισης με τη Λογιστική είναι απ’ευθείας - χωρίς γέφυρα. Απαιτείται απλώς η αναγραφή των αντίστοιχων λογαριασμών στα Είδη & τους Συμβαλλόμενους. |
| ΠΡΟΕΠΙΛΕΓΜΕΝΕΣ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ |
|---|
| TIPS: Οι αναπτυσσόμενες λίστες είναι ένας εύκολος τρόπος τυποποίησης που κάνει την εισαγωγή στοιχείων γρηγορότερη και μειώνει τα πιθανά λάθη του χρήστη. Αποτελούν τμήμα των ΠΑΡΑΜΕΤΡΩΝ της εφαρμογής. |
| Η διαγραφή Συμβαλλόμενου ΔΕΝ επιτρέπεται αν αυτός έχει συμμετάσχει σε συναλλαγές π.χ. αν είναι πελάτης και έχει κοπεί τιμολόγιο στο όνομά του. |
|---|
Συμπληρώστε ένα ή και τα δυο πεδία με ολόκληρα ή μέρος των στοιχείων και επιλέξτε με αριστερό κλικ το σύμβολο του μεγεθυντικού φακού. Αμέσως θα εμφανιστούν τα ονόματα των Συμβαλλομένων που πληρούν τα κριτήρια αναζήτησης.
Αρχικά εμφανίζονται όλες οι εγγραφές σε πίνακα, σελιδοποιημένες ενώ υπάρχουν buttons γρήγορης περιήγησης (επόμενη-προηγούμενη, πρώτη σελίδα – τελευταία).
Σε κάθε γραμμή του πίνακα εκτός από τα βασικά στοιχεία εμφανίζονται :
| ΧΡΕΩΣΗ – ΠΙΣΤΩΣΗ |
|---|
| Δυο βασικές έννοιες του ΔΙΠΛΟΓΡΑΦΙΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ που χρησιμοποιούνται όχι μόνο στη Λογιστική αλλά και στην καθημερινή εμπορική ζωή. Με απλά λόγια : ΧΡΕΩΣΗ είναι το ΔΟΥΝΑΙ δηλαδή η πράξη με την οποία δίνεις κάτι σε κάποιον δημιουργώντας του μια ΥΠΟΧΡΕΩΣΗ. Πιό συνηθισμένοι τρόποι χρέωσης είναι Εμπορεύματα σε πελάτη & η πληρωμή σε Προμηθευτή. |
Επιλέγοντας έναν Συμβαλλόμενο περνάτε στην φόρμα με τις κινήσεις του.
Εδώ μπορείτε να δείτε:
Επίσης μπορείτε να εξάγετε τα αποτελέσματα της αναζήτησης σε πίνακα δεδομένων για:
|
|
|
Κατά την εισαγωγή του Συμβαλλόμενου στο σύστημα είναι πιθανό να υπάρχουν ήδη οικονομικές εκκρεμότητες οι οποίες πρέπει να καταχωρηθούν. Άλλες φορές πρέπει να διορθωθούν τα αποτελέσματα μιας χρήσης με το χέρι λόγω λάθους κλπ. Σε αυτό το τμήμα του συστήματος πραγματοποιούμε τις εγγραφές απογραφής του Συμβαλλόμενου.
Αρχικά εμφανίζονται όλοι οι Συμβαλλόμενοι με τα πλήκτρα περιήγησης και το φίλτρο επιλογής κατά ΟΝΟΜΑΣΙΑ και ΑΦΜ. Κλικάροντας στο Συμβαλλόμενο που σας ενδιαφέρει, μπαίνετε στην καρτέλλα κνήσεων απογραφής όπου μπορείτε να αλλάξετε τη ΧΡΕΩΣΗ ή την ΠΙΣΤΩΣΗ του.
Αποθηκεύετε με το πλήκτρο ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ ή ακυρώνετε με το πλήκτρο ΕΠΙΣΤΡΟΦΗ. (βλ. Χειριστήρια Βασικών λειτουργιών)
Μπορείτε επίσης να εκτυπώσετε ή να μετατρέψετε τις εγγραφές αυτές σε φύλλο EXCEL.
Η εφαρμογή Thesis υποστηρίζει την παραμετροποίηση των ρυθμίσεων λειτουργίας της εταιρείας σας.
Στην ενότητα Παράμετροι Συμβαλλομένων θα βρείτε έτοιμες τις βασικές παραμέτρους αλλά μπορείτε να δημιουργήσετε και τις δικές σας με απλά βήματα.
Επιλέγετε την παράμετρο που θέλετε να εμπλουτίσετε και στο παράθυρο που αναδύεται δεξιά, πατήστε + (Καταχώρηση νέων δεδομένων Παραμέτρου) για προσθήκη νέας εγγραφής.
ΠΡΟΣΟΧΗ! Οι παράμετροι με σήμανση * είναι ΠΡΟΚΑΘΟΡΙΣΜΕΝΕΣ και δεν πρέπει να αλλάξουν ρυθμίσεις, γι' αυτό είναι κλειδωμένες από το κεντρικό σύστημα διαχείρισης του thesis.
