Παραγγελίες

Προς Πελάτες

Η πρώτη καρτέλλα των Παραγγελιών είναι οι παραγγελίες που απευθύνονται σε πελάτες δηλαδή οι παραγγελίες πωλήσεων.

Υποψήφιος Πελάτης Αρχικά επιλέγετε πάνω αριστερα τον Υποψήφιο Πελάτη. Γράφοντας ένα τμήμα της επωνυμίας του, εμφανίζεται μια λίστα επιλογής με βάση αυτό που πληκτρολογήσατε. Επιλέγετε το Συμβαλλόμενο που επιθυμείτε.

Αν ο Συμβαλλόμενος δεν υπάρχει τότε δεν έχετε παρά να τον δημιουργήσετε στο σύστημα με το πλήκτρο που υπάρχει ακριβώς κάτω από τα στοιχεία Πελάτη. (βλ. Συμβαλλόμενοι ->Διαχείριση Στοιχείων->Καταχώρηση Νέου)

Παραστατικό Μετά την επιλογή πελάτη μπορείτε να επιλέξετε πάνω δεξιά τις λεπτομέρεις του Παραστατικού:

Είδος Παραστατικού επιλέξτε ένα από τα παρακάτω:

Προσφορά Οι Πελάτες συνήθως πριν προχωρήσουν στην Παραγγελία ζητούν μια προσφορά η οποία περιέχει τα ζητούμενα προϊόντα και την τιμή στην οποία προσφέρονται.

Παραγγελία Με αυτό το παραστατικό ο Πελάτης αιτείται να του παραδοθούν τα αγαθά με βάση τις τιμές που αναγράφονται στην παραγγελία. Στο Κύκλωμα πωλήσεων αυτό το παραστατικό μετατρέπεται πλέον σε Τιμολόγιο – Δ.Α. για να παραδοδθούν τα εν λόγω αγαθά - να ικανοποιηθεί δηλαδή η παραγγελία.

Προτιμολόγιο Παρόμοιο παραστατικό με την Προσφορά – ζητείται συνήθως από δημόσιες υπηρεσίες ή σε περιπτώσει που η εν λόγω συναλλαγή επιδοτείται από δημόσιο ή ευρωπαϊκό φορέα – π.χ ΕΣΠΑ.

Αριθμός Παραστατικού συνήθως προέρχεται από αυτόματη αρίθμηση (βλ. Παράμετροι).

Ημερομηνία Παραστατικού Αφήνετε την τρέχουσα που συμπληρώνεται αυτόματα ή την αλλάζετε.

Τρόπος Πληρωμής

Εκτίμηση Παραγγελίας και Κατάσταση Παραγγελίας

Ανοικτή επιδέχεται αλλαγές.

Κλειστή δεν επιδέχεται αλλαγές.

Έγκυρη είναι σε ισχύ.

Άκυρη δεν ισχύει πια (συνήθως δίνεται ένα συγκεκριμένο χρονικό περιθώριο ισχύος, λόγω αλλαγής τιμών εξαντλήσεως αποθεμάτων κλπ)

Επιλογή Υποκαταστήματος Ορίζει που θα παραδοθούν τα εμπορεύματα.

Παρατηρήσεις Οτιδήποτε αφορά στην παραγγελία και δεν περιλαμβάνεται στα παραπάνω.

Πίνακας Παραστατικού Εδώ καταχωρούνται τα προσφερόμενα είδη. Σε κάθε γραμμή επιλέγετε υποχρεωτικά:

Περιγραφή

Κωδικός

Μ.Μ

Ποσότητα

Μπορείτε να επιλέξετε επίσης:

Έκπτωση % ποσοτική έκπτωση

Έκπτωση ποσό αξιακή έκπτωση

Αν το προϊόν – υπηρεσία που θέλετε να καταχωρίσετε δεν υπάρχει στο σύστημα έχετε 2 επιλογές:
α. Να το καταχωρίσετε κανονικά (βλ. Είδη -> Διαχείριση Στοιχείων ->Καταχώρηση Νέου).
β. Επιλέξτε Ελεύθερο Είδος – Υπηρεσία ή Ελεύθερο Κείμενο Εδώ σας δίνεται η δυνατότητα να καταχωρίσετε πολύ γρήγορα ένα προϊόν ή υπηρεσία η οποία δεν υπάρχει ακόμα στο σύστημα αλλά για λόγους συντομίας δε θέλετε να το εισάγετε με τη συνήθη διαδικασία.

Κάτω βρίσκεται η γραμμή συνόλων όπου βλέπετε τα εξής :

Προηγούμενο Υπόλοιπο To τρέχον χρεωστικό ή πιστωτικό (θετικό ή αρνητικό) υπόλοιπο του Πελάτη όπως αυτό προκύτει από τις μέχρι τώρα συναλλαγές του.

Αξία προ έκπτωσης Το σύνολο της Καθαρής Αξίας του παραστατικού πριν τον υπολογισμό της έκπτωσης (και φυσικά χωρίς το ΦΠΑ).

Αξία έκπτωσης Το σύνολο της Έκπτωσης

Αξία μετά την έκπτωση Το σύνολο της τελικής καθαρής Αξίας: Αξία προ Έκπτωσης μείον Έκπτωση.

Αξία Φ.Π.Α. Το σύνολο του Φ.Π.Α.

Τελική Φ.Π.Α. Η συνολική αξία του Παραστατικού. Ονομάζεται και ΠΛΗΡΩΤΕΟ.

Καθαρή Αξία Σημαίνει την αξία τους αγαθού ή της υπηρεσίας ΧΩΡΙΣ ΦΠΑ (ή άλλους φόρους & επιβαρύνσεις).

Αφού συμπληρώσετε τις γραμμές ειδών (ή υπηρεσιών) έχετε κάτω αριστερά 4 δυνατότητες:

• Έκδοση / Εκτύπωση Η πιο αυτονόητη εργασία που αποθηκεύει & εκτυπώνει το Παραστατικό.

• Προεπισκόπηση σε PDF Πολλές φορές θα χρειαστεί να δείτε ή να στείλετε ή να εκτυπώσετε το παραστατικό πριν να το εκδόσετε επισήμως. Π.χ. για να το εκτυπώσετε πρόχειρα ώστε να το ελέγξει κάποιος αρμόδιος, να το στείλετε με email κλπ

• Καθαρισμός Καθαρίζει τη φόρμα και αναμένει για καινούριο Συμβαλλόμενο (πελάτη)

• Προσωρινή Αποθήκευση Αν χρειαστεί να διακόψετε τη συμπλήρωση του Παραστατικού μια καλή λύση για να ασφαλίσετε τη μέχρι τώρα δουλειά σας είναι να το αποθηκεύσετε ως ΠΡΟΣΩΡΙΝΑ για να μπορέσετε να συνεχίσετε αργότερα. Μπορείτε να ανακτήσετε την αποθηκευμένη εγγραφή από το TAB ΕΠΑΝΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ.

1.1.2. Από Προμηθευτές (TAB) Η 2η καρτέλλα των Παραγγελιών αφορά στις παραγγελίες που προέρχονται από Προηθευτές δηλαδή οι παραγγελίες αγορών.

• [ΥΠΟΨΗΦΙΟΣ ΠΕΛΑΤΗΣ] - Αρχικά επιλέγετε πάνω αριστερά το Συμβαλλόμενο. Γράφοντας ένα τμήμα της επωνυμίας του, εμφανίζεται μια λίστα επιλογής με βάση αυτό που πληκτρολογήσατε, για να επιλέξετε. Αν ο Συμβαλλόμενος δεν υπάρχει τότε δεν έχετε παρά να τον δημιουργήσετε στο σύστημα με το πλήκτρο που υπάρχει ακριβώς κάτω από τα στοιχεία Προμηθευτή.

(βλ. Συμβαλλόμενοι ->Διαχείριση Στοιχείων->Καταχώρηση Νέου)

• [ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟ]-Μετά την επιλογή Προμηθευτή μπορείτε να επιλέξετε πάνω δεξιά τις λεπτομέρεις του Παραστατικού: o [ΕΙΔΟΣ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ] επιλέξτε ένα από τα παρακάτω:  ΠΡΟΣΦΟΡΑ Είναι σύνηθες πριν προχωρήσει μια επιχείρηση στην Παραγγελία & αγορά, απαιτεί προσφορά η οποία περιέχει τα ζητούμενα προϊόντα και την τιμή στην οποία προσφέρονται.  ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ Με αυτό το παραστατικό ζητάμε από τον Προμηθευτή να παραδόσει τα προϊόντα με βάση τις τιμές που αναγράφονται στην παραγγελία. Στο Κύκλωμα Αγορών αυτό το παραστατικό μετατρέπεται πλέον σε Τιμολόγιο – Δ.Α. για να παραδοδθούν τα προϊόντα - να ικανοποιηθεί δηλαδή η παραγγελία.  ΠΡΟΠΑΡΑΛΑΒΗ

o [ΑΡΙΘΜΟΣ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ] – συνήθως προέρχεται από αυτόματη αρίθμηση (βλ. ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ). o [ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ] - Αφήνετε την τρέχουσα που συμπληρώνεται αυτόματα ή την αλλάζετε. o [ΕΠΙΛΟΓΗ ΥΠΟΚΑΤΑΣΤΗΜΑΤΟΣ] – Ορίζει που θα παραδοθούν τα εμπορεύματα. o [ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ] Οτιδήποτε αφορά στην παραγγελία/προσφορά και δεν περιλαμβάνεται στα παραπάνω.

• ΓΡΑΜΜΕΣ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΟΥ - Εδώ καταχωρούνται τα προσφερόμενα είδη. Σε κάθε γραμμή επιλέγετε υποχρεωτικά: o [ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ] o [ΚΩΔΙΚΟ] o [ΠΟΣΟΤΗΤΑ] Μπορείτε να επιλέξετε επίσης: o [ΕΚΠΤΩΣΗ %] – ποσοτική έκπτωση o [ΕΚΠΤΩΣΗ ποσό] – αξιακή έκπτωση

Αν το προϊόν – υπηρεσία που θέλετε να καταχωρίσετε δεν υπάρχει στο σύστημα έχετε 2 επιλογές: α. Να το καταχωρίσετε κανονικά (βλ. Είδη -> Διαχείριση Στοιχείων ->Καταχώρηση Νέου).

β. Επιλέξτε [ΕΛΕΥΘΕΡΟ ΕΙΔΟΣ – ΥΠΗΡΕΣΙΑ= ή [ΕΛΕΥΘΕΡΟ ΚΕΙΜΕΝΟ] Εδώ σας δίνεται η δυνατότητα να καταχωρίσετε πολύ γρήγορα ένα προϊόν ή υπηρεσία η οποία δεν υπάρχει ακόμα στο σύστημα αλλά για λόγους συντομίας δε θέλετε να το εισάγετε με τη συνήθη διαδικασία.

Κάτω βρίσκεται η γραμμή συνόλων όπου βλέπετε τα εξής :

• [ΠΡΟΗΓΟΥΜΕΝΟ ΥΠΟΛΟΙΠΟ] – To τρέχον πιστβτικό ή χρεωστικό (θετικό ή αρνητικό) υπόλοιπο του Προμηθευτή όπως αυτό προκύτει από τις μέχρι τώρα συναλλαγές μας μαζί του. • [ΑΞΙΑ ΠΡΟ ΕΚΠΤΩΣΗΣ] - Το σύνολο της Καθαρής Αξίας του παραστατικού πριν τον υπολογισμό της έκπτωσης (και φυσικά χωρίς το ΦΠΑ). • [ΑΞΙΑ ΕΚΠΤΩΣΗΣ] - Το σύνολο της Έκπτωσης • [ΑΞΙΑ ΜΕΤΑ ΤΗΝ ΕΚΠΤΩΣΗ] - Το σύνολο της τελικής καθαρής Αξίας: Αξία προ Έκπτωσης μείον Έκπτωση. • [ΑΞΙΑ ΦΠΑ] – Το σύνολο του ΦΠΑ. • [ΣΥΝΟΛΟ ΔΑΠΑΝΗΣ] – Η συνολική αξία του Παραστατικού. Ονομάζεται και ΠΛΗΡΩΤΕΟ.

ΚΑΘΑΡΗ ΑΞΙΑ Σημαίνει την αξία τους αγαθού ή της υπηρεσίας ΧΩΡΙΣ ΦΠΑ (ή άλλους φόρους & επιβαρύνσεις).

Αφού συμπληρώσετε τις γραμμές ειδών (ή υπηρεσιών) έχετε κάτω αριστερά 4 δυνατότητες:

• Έκδοση / Εκτύπωση Η πιο αυτονόητη εργασία που αποθηκεύει & εκτυπώνει το Παραστατικό.

• Προεπισκόπηση σε PDF Πολλές φορές θα χρειαστεί να δείτε ή να στείλετε ή να εκτυπώσετε το παραστατικό πριν να το εκδόσετε επισήμως. Π.χ. για να το εκτυπώσετε πρόχειρα ώστε να το ελέγξει κάποιος αρμόδιος, να το στείλετε με email κλπ

• Καθαρισμός Καθαρίζει τη φόρμα και αναμένει για καινούριο Συμβαλλόμενο (πελάτη)

• Προσωρινή Αποθήκευση Αν χρειαστεί να διακόψετε τη συμπλήρωση του Παραστατικού μια καλή λύση για να ασφαλίσετε τη μέχρι τώρα δουλειά σας είναι να το αποθηκεύσετε ως ΠΡΟΣΩΡΙΝΑ για να μπορέσετε να συνεχίσετε αργότερα. Μπορείτε να ανακτήσετε την αποθηκευμένη εγγραφή από το TAB ΕΠΑΝΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ.

1.1.3. Επανεκτυπώσεις (TAB) Εδώ γίνεται η αναζήτηση των παραγγελιών,προσφορών κλπ Προς πελάτες και από Προμηθευτές. Μπορείτε να δείτε, να εκτυπώσετε ή να μεταβάλετε τις εγγραφές – ανάλογα με την ατάστασή τους.

Αναζήτηση Αρχικά βλέπετε όλες τις εγγραφές. Στην κορυφή της οθόνης βρίσκονται τα κριτήρια αναζήτησης ώστε να περιοριστεί η λίστα και να βρείτε ευκολότερα αυτό που ζητάτε:

o Επιλογή χρονικής περιόδου – Από ημερομηνία έως ημερομηνία. o Επιλογή Αντισυμβαλλόμενου – Επιλέξτε Προμηθευτή δίνοντας επωνυμία ή ΑΦΜ (ολόκληρα ή μέρος τους). o Επιλογές κατηγορίας/κατάστασης – Επιλέξτε κατάσταση (Εκδοθέντα – Προσωρινά* – Διαγραμμένα) ή / και κατηγορία (Προς Πελάτες – Από Προμηθευτές). o Επιλογή παραστατικού – Κατηγορία Παραστατικού (Προσφορά-Παραγγελία-Προτιμολόγιο κλπ)

Ανανεώνετε τη λίστα με βάση τα παραπάνω κριτήρια επιλέγοντας το πλήκτρο επιβεβαίωσης πάνω δεξιά. Κάνοντας κλικ σε ένα από τα παραστατικά, τότε αυτό εμφανίζεται και σας δίνονται οι εξής επιλογές (από αριστερα προς τα δεξιά:

• Διαγραφή – ΠΡΟΣΟΧΗ ! Διαγράφει την εγγραφή.

• Αντιγραφή – Επαναλαμβάνει το ίδιο Παραστατικό με τον ίδιο Συμβαλλόμενο με μόνη διαφορά τον αριθμό Παραστατικού. Χρήσιμο σε περιοδικές & επαναλαμβανόμενες συναλλαγές.

• Επεξεργασία – Αλλάξτε/διορθώστε τα στοιχεία του παραστατικού.

• Επιστροφή στη λίστα παραστατικών.

• Εκτύπωση.

• Εξαγωγή σε μορφή PDF.

• Αποστολή με ε-mail.