Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο
Ηλεκτρονικό τιμολόγιο είναι το ηλεκτρονικό αρχείο το οποίο περιέχει δεδομένα από τον προμηθευτή με μορφή που μπορεί να εισαχθεί στο σύστημα πληρωτέων λογαριασμών του αγοραστή χωρίς να απαιτείται από την πλευρά του αγοραστή η μεσολάβηση χειριστή.
Ηλεκτρονικό τιμολόγιο είναι:
Δομημένα δεδομένα τιμολογίου που εκδίδονται σε μορφές ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων (EDI) ή XML
Δομημένα δεδομένα τιμολογίου τα οποία εκδίδονται με την χρήση τυποποιημένων διαδικτυακών εφαρμογών
Δεν είναι πραγματικό τιμολόγιο:
Μη δομημένα δεδομένα τιμολογίου που εκδίδονται σε μορφή PDF ή Word
Τυπωμένο τιμολόγιο τα οποίο αποστέλλεται μέσω συσκευών fax ή σαρωμένο (scanned) μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Άρθρο 14
Στην χώρα μας το ηλεκτρονικό τιμολόγιο προβλέπεται από το άρθρο 14 του Ν.4308/2014 (ΦΕΚ Α 251/2017) με τον ακόλουθο τρόπο:
Το τιμολόγιο μπορεί να εκδίδεται σε ηλεκτρονική ή σε έντυπη μορφή.
Ηλεκτρονικό τιμολόγιο, συμπεριλαμβανομένου του στοιχείου λιανικής πώλησης, είναι οποιοδήποτε τιμολόγιο περιέχει τις πληροφορίες που απαιτούνται από τον παρόντα νόμο και το οποίο έχει εκδοθεί και ληφθεί σε ηλεκτρονική μορφή.
Η χρήση ηλεκτρονικού τιμολογίου υπόκειται στην αποδοχή του, με έντυπο ή ηλεκτρονικό τρόπο, εκ μέρους του λήπτη των αγαθών ή υπηρεσιών που υπόκεινται σε τιμολόγηση.
Στην περίπτωση που πλήθος ηλεκτρονικών τιμολογίων αποστέλλονται ή τίθενται συγκεντρωτικά στη διάθεση του ίδιου προσώπου που αποκτά αγαθά ή λαμβάνει υπηρεσίες, οι επαναλαμβανόμενες ενδείξεις στα διάφορα τιμολόγια είναι δυνατόν να παρατίθενται μία μόνο φορά, όταν είναι δυνατή η πρόσβαση στο σύνολο των πληροφοριών κάθε τιμολογίου
Ηλεκτρονική Τιμολόγηση
Ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι η διαδικασία ανταλλαγής τιμολογιακού εγγράφου μεταξύ προμηθευτή και αγοραστή σε ολοκληρωμένη ηλεκτρονική μορφή. Παραδοσιακά, η τιμολόγηση, όπως κάθε διαδικασία που βασίζεται σε μεγάλο βαθμό σε χαρτί, είναι εντατική με το χέρι και είναι επιρρεπής σε ανθρώπινο λάθος που έχει ως αποτέλεσμα την αύξηση του κόστους και του χρόνου επεξεργασίας για τις επιχειρήσεις.
Οφέλη
Υπάρχουν αδιαμφισβήτητα στοιχεία ότι το ηλεκτρονικό τιμολόγιο εξοικονομεί χρήματα για την εταιρεία σας. Υπολογίζεται ότι το κόστος ανά χάρτινο τιμολόγιο κυμαίνεται περίπου από €7 έως €15, ενώ για το ηλεκτρονικό τιμολόγιο υπολογίζεται από €0,60 έως €4 *(πηγή: “Επιχειρηματικότητα χωρίς εμπόδια” Εκδοση ΣΕΒ 2011). Η βελτιωμένη ικανοποίηση των πελατών, τα μειωμένα κόστη διοίκησης, η καλύτερη διαχείριση κεφαλαίων και ο έλεγχος των ταμειακών ροών είναι μερικά από τα οφέλη του επιχειρηματία που απορρέουν από την χρήση του ηλεκτρονικού τιμολογίου.
Πιό συγκεκριμένα τα βασικά πλεονεκτήματα της χρήσης του ηλεκτρονικού τιμολογίου περιλαμβάνουν: Ταχύτερες εισπράξεις: Το ηλεκτρονικό τιμολόγιο εξαλείφει τις καθυστερήσεις που προκύπτουν από την αποστολή αλληλογραφίας, τη δρομολόγηση και τη διαλογή έγχαρτων τιμολογίων. Οι πελάτες σας μπορούν εύκολα να δρομολογήσουν τα τιμολόγιά τους για γρήγορη επεξεργασία και έγκριση, επειδή τα δεδομένα είναι άμεσα διαθέσιμα ηλεκτρονικά στα συστήματα ροής εργασίας τους. Ως αποτέλεσμα, τα τιμολόγια μπορούν να καταβληθούν εγκαίρως, ο χρόνος ωρίμανσης υπολοίπου μειώνεται και εντέλει βελτιωνονται οι ταμειακές ροές της επιχείρησης σας.
Μειωμένα κόστη:
Σύμφωνα με πρόσφατες μελέτες, εταιρείες που έχουν υιοθετήση το ηλεκτρονικό τιμολόγιο έχουν πραγματοποιήσει σημαντική εξοικονόμηση κόστους. Τα έξοδα αποστολής μειώθηκαν κατά 80% εξαιτίας της εξοικονόμησης ταχυδρομικών αποστολών, υλικών, επεξεργασίας και αποθήκευσης. Περαιτέρω εξοικονόμηση προέκυψε από τη μείωση των αιτημάτων ανατύπωσης, των κλήσεων εξυπηρέτησης πελατών και της δυνατότητας εφαρμογής ηλεκτρονικών πληρωμών. Επίσης, η κατοχή ενός αρχείου ηλεκτρονικού τιμολογίου εξοικονομεί το κόστος που σχετίζεται με την αποθήκευση αντιγράφων σε χαρτί.
Αύξηση παραγωγικότητας:
Με την ηλεκτρονική τιμολόγηση είσαστε ενήμεροι ότι οι πελάτες σας έχουν λάβει το τιμολόγιο ακριβώς όταν παραλαμβάνεται, μειώνοντας την ανάγκη για κλήση επιβεβαίωσης μειώνοντας έτσι την απαιτούμενη ποσότητα επεξεργασίας και τον όγκο των τηλεφωνικών κλήσεων διαφωνίας.
Βελτίωση στην συμφωνία λογαριασμών:
Οι πελάτες σας συχνα ζητούν να αντιστοιχήσετε τις πληρωμές που σας έχουν κάνει με τα σχετικά τιμολόγια. Με την ηλεκτρονική τιμολόγηση μπορείτε να αποστείλετε συνολική καρτέλα παραστατικών και εισπράξεων με χρονολογική σειρά, για επίλυση της διένεξης. Σε περιπτώσεις παρακρατήσεων η αναλυτική πληροφόρηση που παρέχεται βοηθά στην αποσαφήνιση του πραγματικού υπολοίπου.
Ικανοποίηση των πελατών:
Ίσως ένα από τα μεγαλύτερα οφέλη για την επιχείρηση σας σας παρέχεται με τη μορφή της αυξημένης ικανοποίησης των πελατών. Όσο λιγότερα είναι τα θέματα αμφισβήτησης στην παραλαβή και πληρωμή των τιμολογίων τ΄σο περισότερι οι πελάτες σας προσλαμβάνουν το επίπεδο υπηρεσίας που επιθυμούν. Οι εταιρείες που έχουν εφαρμόσει την ηλεκτρονική τιμολόγηση αντιμετωπίζουν σε πολύ χαμηλότερο κόστος δισανεξία από τους πελάτες τους.
